Controlar os custos de uma transportadora é uma tarefa desafiadora e envolve um alto nível de organização por parte dos gestores. As variáveis que envolvem o custo operacional são inúmeras.
Por isso mesmo, criar estratégias para controlar os gastos é muito importante para uma estrutura financeira saudável e, consequentemente, um negócio sustentável no longo prazo. Afinal de contas, os custos fixos e variáveis são elementos essenciais para calcular a lucratividade de uma empresa.
Ou seja, no final do dia, o controle dos custos da operação impacta diretamente no resultado final. Claro que isso não é tarefa simples, já que, são diversos os fatores envolvendo a atividade de controlar os custos de uma transportadora.
A seguir, vamos ver os principais componentes e apresentar algumas maneiras de controlar os custos de uma transportadora.
Quais são os principais custos de uma transportadora?
Primeiramente, precisamos entender quais os principais custos de uma transportadora e como eles impactam no resultado operacional. Como vimos anteriormente, eles são a soma dos custos fixos e variáveis.
Os custos fixos, são aqueles que ocorrem mesmo se todos os caminhões da sua frota estiverem parados. Ou seja, são os gastos que ocorrem todo o mês, envolvendo, por exemplo:
- Salários;
- Seguros;
- Licenciamentos;
- Financiamentos;
- Aluguel;
- Material de escritório;
- Água, Luz, Telefone;
- Impostos.
Já os custos variáveis são aqueles necessários para a realização de uma viagem. Ou seja, eles crescem conforme a quantidade de serviços prestados e a de km rodados. Eles envolvem, por exemplo:
- Combustível;
- Lubrificante;
- Pneus;
- Peças;
- Diárias de motoristas;
- Pedágios.
Criar estratégias para controlar os custos da transportadora traz diversos benefícios. Afinal, é possível criar indicadores de acompanhamento e traçar estratégias para redução destes, desde que não impactem negativamente na operação.
Além disso, manter o controle dos custos permite avaliar a situação da empresa e entender os gargalos. Isso traz subsídios para os gestores tomarem decisões mais assertivas, baseadas em dados.
Um exemplo é a decisão de expansão da operação. Como saber se vale a pena aumentar a sua operação e em novas rotas se os custos não estão controlados? Afinal de contas se existe um rombo nos seus custos variáveis, ele só vai ficar maior caso você tenha mais km rodados, certo?
Como controlar custos de uma transportadora?
Já falamos anteriormente como a otimização de rotas pode ser uma maneira de reduzir os custos com combustível, mas o seu impacto não está restrito a isso.
Vamos ver a seguir algumas dicas para controlar custos de uma transportadora. Lembrando que cada operação é diferente, portanto, analise a sua operação e implemente estas dicas, conforme necessário.
1 – Análise de dados e tomada de decisão
O primeiro passo para controlar os custos da sua transportadora é ter um bom banco de dados, que permita extrair as informações necessárias de maneira rápida e assertiva para a tomada de decisão.
Para isso, além de utilizar um software TMS e um ERP, que possibilitem controlar o fluxo de dados e identificar oportunidades de melhoria, é preciso garantir que os dados inseridos no sistema estejam corretos.
O TMS da KMM, por exemplo, automatiza a inserção de dados, a partir de robôs que realizam a busca automática das notas fiscais emitidas por fornecedores, dando mais agilidade e assertividade nas informações.
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2 – Controle os custos com combustível
Os custos envolvendo combustível são muito grandes, podendo chegar a mais de 35% do total em uma frota. Por isso qualquer tipo de redução no consumo tem um impacto muito grande no final do dia.
Monitorar o preço do combustível nos postos e melhorar a negociação com redes parceiras é uma maneira de reduzir os custos envolvendo esta variável.
Além disso, o treinamento de motoristas sobre direção econômica, aliada à manutenção preventiva dos veículos também são maneiras de auxiliar na economia de combustível.
Por fim, é preciso otimizar rotas, utilizando a tecnologia para evitar o máximo possível, que o caminhão rode vazio.
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3 – Otimização de rotas
Otimizar rotas significa trazer mais eficiência logística para a operação, reduzindo o percurso a ser percorrido pelo caminhão. Isso significa economia de combustível, redução no desgaste dos veículos e consequente aumento de sua vida útil, melhora no prazo de entrega e também na satisfação do cliente.
Ao utilizar o TMS da KMM, por exemplo, você possui à disposição o módulo de Programação de Cargas., que apresenta informações visuais de todos os veículos disponíveis, em viagem e em situação de carga/descarga. Assim, é possível definir para determinado frete aquele que está mais próximo geograficamente do local de carregamento.
4 – Custos com manutenção
Realizar a manutenção constante dos caminhões da sua frota é uma ótima maneira de reduzir os custos da transportadora. Isso porque, veículos em dia possuem uma performance maior, consomem menos combustível e dificilmente têm problemas durante uma viagem – o que gera gastos extras com manutenção corretiva.
Ou seja, ter um plano, estabelecer tabelas e realizar as manutenções preventivas no período certo irá auxiliar na redução de custos da sua operação.
Com um TMS é possível maximizar a eficiência da sua frota, utilizando o módulo de manutenção, que permite o controle dos prazos e o histórico e a ficha veicular de cada caminhão.
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5 – Fluxo de caixa
Manter o controle do fluxo de caixa é uma excelente maneira de controlar os custos da sua operação. Com esta ferramenta, atualizada com as informações de entrada e saída é possível planejar as despesas, mantendo a saúde financeira da operação.
Este tipo de ferramenta é muito importante, já que, muitas vezes o prazo de recebimento dos clientes não é compatível com o de pagamento aos fornecedores. Manter esse fluxo de caixa atualizado auxilia no controle das contas e na sustentabilidade, trazendo mais segurança para a operação.
Saiba mais sobre como funciona o fluxo de caixa no KMM, neste bate-papo que nossa equipe teve com o CEO da Polivias, Cassio Ciampolini Sampaio Barros, sobre esta ferramenta. Clique aqui e confira.
Claro que existem muitos modos de controlar os custos de uma transportadora. Aqui decidimos listar apenas alguns deles, que você deve ficar de olho e que podem fazer a diferença na sua operação.
O importante, ao controlar custos, é contar com uma ferramenta que possa auxiliar no controle de toda a operação logística, como o TMS da KMM. Com ele, sua equipe consegue fazer toda a gestão, contando com informações assertivas sobre tudo o que está acontecendo na sua empresa.
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