Englobando todos os detalhes referentes aos veículos encarregados de fazerem o transporte em uma operação logística, a gestão de frotas se preocupa desde a parte mecânica de um caminhão até o bem-estar do motorista que está conduzindo a viagem. Ter uma gestão focada na efetividade e um controle de jornada com muito mais agilidade e praticidade é sem dúvidas uma parte da receita para o seu negócio alavancar.
Neste artigo separamos algumas questões que vão te ajudar a esclarecer algumas dúvidas referentes a esse assunto:
A partir de que momento uma empresa/ transportadora deve se dar conta de que precisa fazer uma gestão mais sistematizada de sua frota?
Não há um momento ou um tamanho em que torna-se obrigatório a adoção da tecnologia para a gestão da frota. É difícil equacionalizar como uma fórmula matemática, mas, a partir do momento em que uma tecnologia é corretamente empregada, temos maior visibilidade sobre os ativos de uma empresa, desde seus custos à sua produtividade. Isso, consequentemente, evidencia um melhor resultado de seu principal ativo.
Um aumento de frota é um dos momentos propícios para olhar as possíveis tecnologias que auxiliam nessa gestão. Com maior número de ativos sobre seu controle é necessário ser rigoroso na manutenção do seu nível de serviço sem que o seu cliente seja afetado, isso pode gerar custos e esforços que afetem negativamente o seu resultado de maneira silenciosa e perigosa. Portanto estar antenado nas tendências e acompanhar a evolução do mundo é o primeiro item a se ter em mente. A partir daí entra a tecnologia que vai conduzir tudo de uma maneira muito mais fluída e assertiva.
Por onde devo começar para fazer uma gestão de frotas?
Um processo bem desenhado é essencial para uma boa gestão de frota. Isso permite, mesmo que de maneira manual, ter uma visão holística dos gaps (problemas, desafios) e necessidades de sua operação. Toda boa solução tecnológica resolve de maneira eficiente uma dor do processo do usuário, então, um mapeamento sobre as dores da operação é um passo importante para uma busca de tecnologia que realmente resolva seu problema. Essa visão também pode ser insumo para decisões sobre o planejamento de implantações e investimentos no processo, como priorização de itens com maiores valores e com menores custos, assim como negociação de prazos e especialização de equipe.
Quais as consequências ou pontos negativos uma empresa pode ter se não faz uma gestão eficiente?
No transporte rodoviário, todo número possui uma escala alta, e isso pode facilmente gerar falsas conclusões e criar possíveis rotas de decisões errôneas. Também é consequência do grande volume realizado em nosso cenário nacional no modal rodoviário. Complementando o alto volume, o mercado tem um aspecto dinâmico, não comum em todos os mercados, por consequência da alta sensibilidade sobre variação dos custos diretos do serviço.
Conciliando esses dois aspectos temos grande riscos presentes no desempenho de uma frota, como alto custo de insumos, baixa otimização de rotas e a alta possibilidade de tempos improdutivos. Gestão de itens como abastecimentos, manutenção e pneus possuem obrigatoriedade de otimização em uma frota, visto a grande participação que estes itens possuem dentro do custo direto de um serviço realizado. A negligência dessa gestão implica diretamente na margem de sua operação e compromete seriamente o resultado da empresa.
Além do alto custo, estes itens devem ter ações preventivas como rotina. O não cumprimento de tabelas de manutenção ou falta de acompanhamento de desempenho de pneus da frota, por exemplo, implicam em paradas não esperadas, o que acarreta em tempos não produtivos para sua frota. Outra situação que pode gerar impactos em uma frota é o tempo de seus status logísticos, com ausência de tecnologia de monitoramento, você perde o controle sobre o deslocamento e ações de sua frota, impossibilitando uma gestão saudável dos tempos inconformes causadas por clientes e ineficiência de motoristas.
Os benefícios da gestão de frotas na prática e rotina
As chances de manter ou aumentar uma frota, com alta performance, tarifas competitivas e alto nível de serviço prestado é maior quando você possui uma solução que lhe permita realizar de maneira sistematizada itens como abastecimento, pneus, compras, manutenção e motoristas. A consolidação desses itens é o que lhe servem como indicativo sobre a correta condução ou a necessidade de mudanças de rotas sobre sua frota.
Uma solução tecnológica, que permite o vínculo dessas premissas com sua operação logística, lhe agrega um maior planejamento de acordo com suas operações e auxilia na tomada de decisões estratégicas.
Ações como concentrar oficinas externas e postos de combustíveis em locais estratégicos de acordo com rotas comuns; fazer uma negociação otimizada conforme previsibilidade de volume; conciliar tarifas combinadas com clientes e custos realizados; calcular possíveis aumentos de oficinas internas ou até a construção de pontos de abastecimentos em locais estratégicos são estratégias para a retenção de custos e otimização de sua gestão.
A sistematização de sua gestão de frota aliada a logística também permite a tomada de decisão preditiva sobre gaps ligados à improdutividade. Um correto planejamento de escala de folgas de motoristas e paradas programadas de manutenções evita um tempo ocioso da frota que poderia ser empregado na execução de um serviço de transporte.
Não apenas o tempo parado pode ser definido como tempo improdutivo, o acompanhamento do tempo do veículo em trechos considerados vazios e não remunerados devem fazer parte de sua análise de gestão de frota, pois isso propícia uma provocação sobre o bom uso do seu ativo pelos responsáveis de sua programação logística.
A sistematização de todos esses pontos, também deve ser vista como benefício para as equipes que são responsáveis na gestão. Tendo todos os custos e operações sistematizadas o retrabalho é evitado, disponibilizando um maior tempo para que peças-chave da equipe possam focar na análise do cenário da frota e discussão de ações ao invés do retrabalho sobre construção de planilhas e relatórios.
Esse maior tempo livre para análise, com o insumo da tecnologia bem empregada é o que lhe permite tomar boas decisões e ações para manter sua frota com custos otimizados, alta produtividade e com alta competitividade no mercado.
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