O que é um Sistema de Gerenciamento de Transportes (TMS)? 

O que é TMS e por que esse termo aparece com tanta frequência nas conversas sobre logística? O atraso nas entregas e as falhas nos cálculos de frete podem ser a razão. Se esse cenário soa familiar, talvez o problema não seja falta de esforço, mas de estrutura. 

Neste artigo, você descobrirá o que é um TMS, como o sistema atua em cada etapa do transporte, seus benefícios e funções. Caso ainda esteja em dúvida se sua empresa precisa dele, também ajudaremos a entender quando esse software pode auxiliar o seu negócio. 

Curioso para entender como sua operação pode ganhar ritmo sem virar um caos diário? Siga a leitura e aprenda a deixar esse caminho muito mais estratégico! 

O que é TMS?

Um sistema de gerenciamento de transportes, ou “TMS”, é uma plataforma projetada para agilizar o processo de embarque. É um subconjunto de gerenciamento da cadeia de suprimentos relativo a soluções de transporte. 

Ele substitui planilhas, controles manuais, consultas isoladas em portais de transportadoras e trocas constantes de e-mails. Entre suas funções, podemos citar o cálculo de fretes, a auditoria de faturas, a centralização de documentos e a atualização de status das entregas.

Transportadoras, organizações de comércio eletrônico e qualquer outra pessoa que movimenta fretes regularmente percebem que há muitas peças móveis para o processo de transporte, tanto literalmente quanto figurativamente. 

Da cotação à entrega, esses fretes de transporte estão quase sempre procurando maneiras de otimizar os gastos e melhorar os processos. Graças aos sistemas de gerenciamento de transporte, os remetentes têm uma solução a seu favor para fazer exatamente isso.

Como funciona um sistema TMS?

O TMS organiza toda a jornada do transporte em uma única plataforma. Ele reúne dados, automatiza etapas e mantém cada atividade conectada, do pedido à entrega final. 

As etapas do funcionamento desse sistema são:

• Pedido: o sistema registra dados sobre carga, cliente, origem e destino.
• Cotação: cálculo do valor conforme regras comerciais, tabelas e características da entrega.
• Programação: definição do veículo, tipo de carga, prazos e demais detalhes operacionais.
• Roteirização: criação da rota mais adequada com base em distância, capacidade da frota, restrições e janelas de entrega.
• Emissão de documentos: geração de CTe, MDF-e, etiquetas e ordens de coleta.
• Execução: o motorista recebe as instruções e inicia a viagem; cada marco é registrado no sistema.
• Monitoramento: acompanhamento da rota em tempo real, comparação entre o planejado e o realizado e alertas sobre desvios.
• Auditoria: conferência de documentos, eventos, custos e possíveis divergências após a entrega.
• Indicadores: painel com tempo médio de entrega, desempenho da frota, ocorrências, custos e retorno por cliente.

Esse fluxo mostra como o software amarra todas as etapas do transporte e mantém o controle da operação do início ao fim.

Quais são os principais benefícios de um TMS?

Quando o transporte começa a ganhar volume, a operação tende a ficar lenta, dispersa e difícil de acompanhar. 

Diante disso, muitos gestores percebem a necessidade de um sistema que organize informações, reduza ruídos e dê mais clareza ao que está acontecendo em cada etapa. 

A seguir, estão alguns pontos que mostram como um TMS ajuda nesse avanço:

• Capacidade tecnológica: centraliza cotações, rotas e prazos em um único ambiente, facilitando escolhas rápidas e reduzindo o tempo gasto na reserva.
• Processos mais simples: reúne transportadoras e histórico de remessas em um só lugar, o que permite combinar cargas semelhantes com agilidade.
• Acompanhamento do frete: mostra o andamento das entregas em tempo real e envia alertas sobre exceções ou atrasos inesperados.
• Percepções comerciais: organiza dados de diversas unidades e gera relatórios para acompanhar faturas, comparar taxas e identificar discrepâncias.

Quais as funções do sistema TMS?

Um sistema TMS organiza o transporte de ponta a ponta. Ele reúne dados, automatiza tarefas e cria uma base para conduzir a distribuição logística com menos falhas e mais controle. A seguir, você confere as principais funções divididas em subtópicos!

Cotação e cálculo automático

O TMS agiliza a comparação ao fazer o cálculo dos fretes. Ele calcula valores com base em tabela, distância, tipo de carga e demais parâmetros definidos pela empresa. 

Gestão de documentos

O sistema centraliza licenças, comprovantes, notas e taxas. Com isso, a equipe não precisa lidar com arquivos dispersos ou controles paralelos em planilhas.

Entenda como funciona a integração de documentos com o TMS da KMM:

Rastreamento e visibilidade

O sistema de gerenciamento de transportes acompanha cada etapa do translado. Mostra a posição do veículo, o status da carga e o andamento dos prazos.

Auditoria e conferência

O software cruza valores contratados, notas e cobranças. Ele identifica divergências e facilita a conferência de fretes antes do pagamento. 

Integração com ERP

O TMS troca dados com o ERP. Informações de pedidos, faturamento e estoque circulam de forma alinhada, o que evita duplicidades e falhas.

Torre de controle

A torre reúne os dados operacionais em uma visão unificada, que viabiliza o acompanhamento de ocorrências, atrasos, exceções e rotas.

Relatórios e indicadores

O sistema gera relatórios sobre performance, custos, rotas, consumo e frotas. Esses indicadores ajudam a identificar gargalos e ajustar o planejamento logístico conforme o comportamento das operações.

Quando faz sentido implementar um TMS na empresa?

Você descobre essa necessidade quando a operação começa a escapar das mãos. Falhas que antes eram pontuais passam a virar rotina. Informações se perdem. Custos crescem sem explicação. 

Frente a esses infortúnios, o software deixa de ser um “plus” e passa a ser um recurso natural para manter o fluxo em ordem.

A seguir, listamos critérios para identificar se esse é o momento de adotar um TMS!

Falta de controle sobre cargas e movimentações

Quando o volume aumenta e a equipe já não consegue acompanhar entradas, saídas e programações, o risco de perda e desencontro de informações cresce. 

Se a empresa enfrenta retrabalhos, divergências nos pedidos ou dificuldade para programar cargas, esse pode ser o momento para adquirir um TMS.

Erros frequentes no financeiro

Se o financeiro sofre com falhas de lançamento, dificuldade para acompanhar despesas e inconsistências nos valores faturados, é sinal de alerta. 

Cálculo de frete impreciso

Quando a empresa precisa cruzar muitas variáveis (peso, cubagem, distância, impostos e regras comerciais) e esses cálculos saem errados ou atrasam processos, o sistema entra como apoio. 

Ele automatiza fórmulas e evita distorções que afetam margens e competitividade.

Atrasos constantes nas entregas

A operação não consegue acompanhar roteiros e nem prever interferências? O software permite visualizar a rota, acompanhar o andamento e organizar prazos.

Expansão do negócio sem estrutura

Quando a empresa cresce, a complexidade cresce junto. Serão mais pedidos, rotas, documentos e dados para controlar. 

Caso a equipe já esteja trabalhando no limite, o TMS ajuda a sustentar esse avanço sem perder o controle.

Dificuldade de suporte interno

Considerando que os colaboradores não conseguem lidar com o volume de chamados, dúvidas e ajustes operacionais, pode ser interessante contar com o sistema de gerenciamento de transportes. 

Falta de integrações entre setores

Quando sistemas não “conversam” entre si e informações precisam ser copiadas várias vezes, o fluxo trava. Um TMS integrado mantém o ciclo de transporte alinhado com comercial, expedição, financeiro e fiscal.

Falta de facilidade no uso das ferramentas atuais

Se o time demora para executar atividades simples, erra por falta de clareza ou depende de muita improvisação, é hora de analisar uma solução mais intuitiva.

Limite para escalar a operação

Quando a empresa quer crescer, mas os processos atuais não sustentam mais volume (seja por lentidão, risco de falhas ou excesso de dependência manual), o TMS ajuda a dar fôlego operacional.

Instabilidade e quedas constantes

Seu sistema atual cai, trava ou não comporta o movimento diário? Esses prejuízos afetam não apenas o transporte, mas também o atendimento e o faturamento. Um TMS mais robusto mitiga esse risco.

Riscos na proteção de dados

Planilhas expostas, arquivos desalinhados e acesso descontrolado são sinais de vulnerabilidade. O software traz estrutura e controle de permissões.

Falta de atualizações contínuas

Se as ferramentas que a empresa usa já não acompanham mudanças fiscais, novas demandas do mercado ou integrações com parceiros, é hora de considerar um sistema mais preparado.

Como escolher o melhor TMS do mercado?

O melhor TMS é aquele que resolve seus gargalos e acompanha o ritmo do seu negócio. Essa escolha passa por entender suas dores atuais e encontrar uma plataforma que realmente consiga saná-las.

Acompanhe nossas sugestões para guiá-lo em uma escolha segura e acertada:

• Avalie os problemas atuais da operação e identifique como o TMS precisa atuar.
• Liste as funcionalidades indispensáveis e confirme se o sistema atende cada uma.
• Verifique se a plataforma suporta crescimento sem travar o fluxo de dados.
• Compare preço, qualidade do atendimento, suporte e ritmo de atualizações.
• Pesquise a reputação dos fornecedores e converse com clientes que já usam o sistema.
• Confirme se o TMS aceita ajustes para se adaptar ao seu fluxo e às características do seu negócio.
• Mapeie seus processos antes da contratação para entender o que o sistema deve resolver.

Conheça o TMS KMM

Se você ainda busca entender o que é TMS, essa é a oportunidade para conhecer a nossa solução. 

Desenvolvemos um TMS pensado para transportadoras que lidam com aumento de frota, novos clientes e operações cada vez mais complexas. 

Ele substitui processos soltos, centraliza informações e entrega uma visão nítida do que acontece na sua rotina logística. 

Com mais de 25 anos no setor, nós conhecemos bem os gargalos das transportadoras. Por isso, nosso sistema trata pontos sensíveis como planejamento de viagens, compliance, controle financeiro e visibilidade operacional, criando uma base estável para crescimento contínuo.

Solicite uma demonstração e veja como o sistema se encaixa na realidade da sua empresa!

Conclusão

Agora que você já sabe o que é TMS, fica mais fácil entender como o sistema reorganiza a operação, substitui controles manuais e confere clareza ao que acontece na cadeia logística.

Ao longo do texto, vimos como ele conecta pedidos, rotas, documentos, auditorias e indicadores em um único fluxo. Dessa forma, minimiza falhas, acelera processos e torna o acompanhamento diário menos caótico.

Nesse contexto, o TMS KMM se apresenta como uma resposta às demandas das transportadoras que lidam com aumento de volume, novas exigências e rotinas cada vez mais dinâmicas. 

Desenhamos uma solução que trata os pontos sensíveis da logística, como compliance, planejamento de viagens, controle financeiro e visibilidade operacional. O resultado é um sistema estável, preparado para acompanhar o crescimento e trazer mais ritmo à operação. Se sua empresa busca organização e uma base tecnológica confiável, conheça o KMM!