Já parou para contabilizar quanta documentação sua empresa gera e recebe todos os dias? Com certeza são centenas, se não milhares de NF-es, CT-es e MDF-es todos os meses, não é mesmo? Para garantir a gestão, organização e armazenamento destes arquivos, operações logísticas precisam criar estratégias para a gestão eletrônica de documentos fiscais.
Afinal de contas, estes documentos contêm informações relevantes para setores financeiros, fiscais e contábeis, auxiliando nos controles internos, nas tomadas de decisão e garantindo que obrigações legais sejam cumpridas.
Dessa maneira, a gestão eletrônica de documentos fiscais deixou de ser um diferencial e passou a ser obrigação para empresas de todos os segmentos, não apenas as que trabalham com tecnologia. Isso porque, além de trazer mais agilidade e reduzir custo, ela auxilia em possíveis auditorias, já que toda empresa é obrigada, por lei, a manter armazenados todos documentos fiscais por um período de 5 anos.
Mas o que é a gestão eletrônica de documentos fiscais?
Você deve se lembrar das salas de arquivo morto e dos gaveteiros de aço cheios de poeira, itens obrigatórios em qualquer escritório, até não muito tempo atrás. Quando alguém precisasse resgatar alguma nota fiscal guardada era uma verdadeira luta. Por mais que existisse uma certa organização, era necessário abrir diversas caixas e pastas até encontrar o documento. Isso sem falar da possibilidade de extravios devido à ação do tempo.
A gestão eletrônica de documentos fiscais aposentou as salas abarrotadas de papel, acumulando poeira e traças. Utilizando a tecnologia é possível organizar as informações de documentos fiscais, automatizar a organização e armazenamento e facilitar o acesso deles por quem necessita. Dessa maneira, este tipo de processo traz diversos benefícios para empresas, como:
- Redução de custos com o uso reduzido de impressos e com o tempo de busca e compartilhamento das informações;
- Agilidade do negócio, tornando acesso e treinamento na gestão de documentos fiscais um processo enxuto;
- Mais segurança, padronizando e auditando as informações e dando visibilidade a colaboradores que necessitam delas;
- Realizar a integração com o Sefaz para a busca de informações e para fazer o download de documentos fiscais automaticamente, conforme são disponibilizados;
- Automatiza eventos dentro do sistema, como o envio de e-mails e avisos toda a vez que documentos fiscais de fornecedores específicos forem emitidos contra o CNPJ da empresa;
- Evita extravios, já que todos os documentos são armazenados eletronicamente, evitando a ação do tempo e do clima e otimizando espaços físicos;
- Traz mais segurança jurídica, organizando e facilitando acesso e consulta de documentos mediante obrigações legais e fiscais.
Além dos benefícios apresentados acima, uma boa estratégia para a gestão de documentos fiscais pode auxiliar no dia a dia de empresas do setor logístico. Por exemplo, é possível realizar consultas e buscar informações como itens que estão sendo transportados, bem como a relação de alterações e eventos fiscais relacionados aos MDF-es e Notas Fiscais.
Aqui na KMM temos uma solução para a gestão dos documentos fiscais. Desenvolvemos um painel específico que centraliza as informações, contando com integrações para automatizar e facilitar a gestão financeira e contábil de nossos clientes.
Dessa maneira, o painel de documentos utiliza integrações para automatizar o recebimento de documentos fiscais, gerando um leque de opções para agilizar o trabalho de diversos setores da empresa. Por exemplo, ao utilizar a ferramenta é possível gerar automaticamente contas a pagar, a partir de uma NF-e ou NFS-e, enviar eventos de manifestação de destinatário, emitir notas para transporte, geração de abastecimento, compra de combustível, entre outros benefícios. Tudo para você abandonar de vez o arquivo morto.
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