O papel do planejamento e gestão de compras para transportadoras deve ser visto como pilar estratégico dentro do negócio. Apesar de não ser a atividade principal da empresa, o setor de compras é muito importante para o funcionamento e crescimento da operação.
No segmento de transporte de cargas, o setor de compras é um dos mais importantes. É ele o responsável por adquirir os materiais indispensáveis para o funcionamento da empresa. Além disso, garante que estes itens estejam disponíveis no momento em que sejam necessários.
Portanto, o planejamento e gestão de compras para transportadoras não apenas garante uma previsibilidade na demanda. Ele também auxilia na busca por melhores preços e condições junto a fornecedores.
Neste texto vamos explicar o que é e como realizar o planejamento e gestão de compras para transportadoras, como também apresentar algumas dicas práticas para você implantar esta prática no seu negócio.
O que é o planejamento e gestão de compras para transportadoras?
A gestão de compras é o processo de aquisição de insumos e materiais indispensáveis pelo funcionamento de uma empresa. Este setor tem por missão principal encontrar os melhores fornecedores e negociar prazos e condições. Assim, busca reduzir custos e garantir a qualidade e entrega dos produtos adquiridos.
Em transportadoras, por exemplo, a gestão de compras é responsável por encomendar peças de reposição de veículos, negociar com postos de combustível, adquirir materiais de escritório, entre outros insumos.
Ou seja, a gestão de compras deve prever demandas, planejar compras, selecionar fornecedores, negociar preços e condições, controlar qualidade, organizar estoque e manter um fluxo contínuo de suprimentos necessários para o funcionamento da operação da empresa.
A importância do planejamento e gestão de compras para transportadoras
Como vimos anteriormente, a gestão de compras é um processo central da operação, já que erros neste setor podem comprometer a operação ou causar problemas no fluxo de caixa da empresa.
Muitas empresas não enxergam a área de compras como estratégico da organização, atuando de maneira reativa, apenas buscando fornecedores quando algum material é necessário. A compra sem o planejamento deixa a sua empresa à mercê do fornecedor, o que pode aumentar o custo da operação e o prazo de entrega do material.
Imagine ter que atrasar entregas porque os caminhões não podem pegar a estrada por falta de peças ou de algum item básico para manutenção, como pneus ou filtros. Além de aumentar as chances de atrasos de entregas, esse tipo de situação também causará problemas com o seu financeiro, já que o custo para compra em regime de urgência com certeza será maior.
Ao realizar um planejamento de compras, o gestor faz um diagnóstico das peças à disposição e tem um controle maior da demanda com base em dados históricos, o que reduz a probabilidade de algum item importante faltar no momento em que este é necessário. Este tipo de situação, além de garantir que o material estará à disposição, ainda reduz os custos, já que é possível negociar com o fornecedor prazos de entrega e melhores condições de pagamento.
Ou seja, o planejamento da gestão de compras para transportadoras impacta diversas áreas, sendo uma das principais a saúde do caixa da empresa. Isso porque, escolher bons fornecedores e planejar aquisições são sinônimos de preços justos e de uma operação rodando perfeitamente.
Além disso, gera maior assertividade na contabilidade da empresa. Com planejamento, resultado é apropriado conforme as peças saem do estoque da empresa e não no ato da compra, o que antecipa os custos no resultado da empresa indevidamente.
Boas práticas para gestão de compras para transportadoras
Por ser um setor estratégico da empresa, a gestão de compras deve ser vista como um investimento. Afinal, o setor deve equilibrar demandas de todas as áreas, os recursos financeiros, fornecedores e clientes.
A seguir vamos apresentar algumas boas práticas para gestão de compras para transportadoras.
1 – Previsão da demanda
É essencial conhecer a demanda da empresa para realizar uma boa gestão de compras. Isso significa analisar dados históricos e acompanhar o dia a dia dos setores, como vendas, manutenção e financeiro.
Prever demanda e se antecipar a falhas no estoque permite acertar melhor o preço no momento da compra e negociar melhores condições de pagamento.
A previsão de demanda também permite ao comprador adquirir a quantidade correta de materiais, evitando desperdícios e alocando recursos da melhor maneira.
2 – Integração com setores
O setor de compras é responsável pelo abastecimento de todas as áreas da empresa. Portanto, é necessário ter uma integração com todos os departamentos. Ou seja, é necessário criar processos padronizados para solicitações de compras, organização de estoques e de recebimentos de materiais.
3 – Processos padronizados de entradas e saídas de materiais
Processos padronizados facilitam o controle de estoque da empresa, agilizando e otimizando a gestão de compras.
É muito comum, em empresas sem processos padronizados, a perda de controle sobre quantidade de itens em estoque. Isso pode ocasionar na falta de determinada peça no momento de uma manutenção de um caminhão, atrasando todo o processo.
4 – Seleção de fornecedores
Contar com bons fornecedores pode salvar o caixa da sua empresa. Portanto, a relação entre as empresas deve ser sempre tratada da melhor maneira possível. Tenha sempre uma lista atualizada de contatos, levando em conta não apenas o preço, mas também aspectos como prazos de entrega e qualidade dos produtos.
Além disso, construir um bom relacionamento com fornecedores pode garantir melhores condições de entrega e pagamento, além de descontos para a sua empresa.
5 – A tecnologia é uma aliada importante
Contar com a tecnologia é muito importante para uma boa gestão de compras da sua empresa, automatizando o controle de estoque e os processos de solicitação e autorização de compras.
Além disso, utilizar sistemas como um ERP e TMS, podem auxiliar a sua transportadora a contar com dados confiáveis para a tomada de decisão e agilizar a rotina de compras, integrando informações de diferentes setores da empresa.
Com o TMS da KMM, é possível, por exemplo, automatizar o processo de compras, criando solicitações de compras, orçamentos, cotações, pedidos, aprovações e integrações com o financeiro e estoque.
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