O controle de frota é uma prática de suma importância para empresas que utilizam veículos no transporte de mercadorias ou pessoas. Com a crescente demanda por eficiência e redução de custos operacionais, gerenciar adequadamente a frota tornou-se um diferencial competitivo.
Reunimos neste artigo tudo o que você precisa saber sobre esse gerenciamento e a importância de aplicá-lo em sua empresa.
O que é uma frota?
Uma frota é o conjunto de veículos que pertencem a uma empresa, seja para o transporte de mercadorias ou pessoas. Esse grupo de veículos pode incluir caminhões, carros ou ônibus, e está presente tanto em grandes transportadoras quanto em negócios menores.
A gestão eficiente da frota é essencial para gerenciar esses veículos de forma estratégica, garantindo o bom funcionamento e a redução de custos operacionais.
Quais os tipos de frotas?
Os tipos de frotas variam de acordo com a função e a operação. Portanto, conhecer as diferenças é crucial para gerenciar cada tipo de frota com eficiência:
- Frota de caminhões: usada no transporte de grandes volumes de mercadorias, como alimentos, combustíveis e medicamentos.
- Frota comercial: atende as necessidades internas da empresa, como entrega de pequenas quantidades de produtos ou transporte de colaboradores.
- Frota de entregas: focada na distribuição de produtos, geralmente com saída de centros de distribuição para entregas em locais como restaurantes e mercados.
- Frota de aluguel de carros: modelo de negócio que oferece veículos para locação, normalmente localizado em grandes centros ou aeroportos.
- Frota de serviços públicos: veículos utilizados por companhias de energia, prefeituras e outras entidades públicas.
- Carsharing: Modelo de compartilhamento de veículos por meio de aplicativos, permitindo aluguel temporário. Esse serviço pode ser utilizado tanto por empresas quanto por pessoas físicas.
O que é o controle de frota?
O controle de frota é o gerenciamento de todos os aspectos relacionados aos veículos da empresa, como manutenções, consumo de combustível, rotas e desempenho financeiro.
Sendo assim, acompanhar a operação e os custos da frota é essencial para garantir decisões estratégicas e assertivas.
Qual a importância do controle de frota?
Manter uma frota não é fácil e representa um valor significativo de gastos, portanto, um gerenciamento adequado pode reduzir esses custos e melhorar a eficiência. Utilizar um software de gestão (TMS) pode ajudar a controlar todos os aspectos da frota, desde o monitoramento até a manutenção preventiva.
Essa gestão oferece informações precisas e atualizadas sobre o estado dos veículos, auxiliando na tomada de decisões e na otimização de rotas, manutenção e gestão de insumos. A longo prazo, este controle resulta em economias significativas.
Como fazer o controle de frota?
Para implementar um controle de frota eficiente, é importante seguir algumas etapas, como:
Analise a sua frota
Levante todas as informações relevantes dos veículos, como modelo, ano, consumo de combustível, histórico de manutenção e quais os ganhos que cada caminhão traz para a empresa. Quanto mais dados forem coletados, mais eficaz será a gestão.
Desenvolva uma política de frota
Defina normas e procedimentos para o uso dos veículos, como regras de condução, cronograma de revisões, manutenções preventivas e pesagem regular dos caminhões. Isso garante que o peso transportado esteja dentro dos limites regulamentares, ajudando a evitar multas e danos ao veículo. Uma política clara ajuda a evitar problemas operacionais e manter a frota em bom estado.
Coloque em prática
Implemente as mudanças necessárias, organizando as etapas de execução e automatizando o controle por meio de soluções tecnológicas que ajudem a administrar todas as fases do processo.
Quais as principais dificuldades no controle de frota?
O gerenciamento de frotas conta com muitos desafios, incluindo o controle de custos, manutenções e monitoramento dos veículos. Confira as principais dificuldades enfrentadas pelas empresas:
- Controle de custos: sem uma gestão financeira eficiente, não é possível visualizar de forma clara quais são os gastos operacionais.
- Falta de manutenções: A ausência de manutenções regulares gera ociosidade, atrasos e custos elevados com reparos emergenciais.
- Monitoramento dos veículos: falta de rastreamento reduz a eficiência, aumenta os riscos de desvios e compromete a segurança.
- Segurança: Sem seguro e rastreamento, a frota fica mais vulnerável a roubos e acidentes, gerando prejuízos.
- Conformidade fiscal e regulamentações: não cumprir as normas legais pode resultar em multas, apreensões e interrupções nas operações.
- Análise de dados: sem dados precisos, a tomada de decisões estratégicas é prejudicada, impactando a eficiência e o controle de custos.
Qual a melhor opção? Frota própria ou frota terceirizada?
Entre os tipos de frota que uma empresa pode ter, destacam-se dois modelos: frota própria e frota terceirizada.
Para escolher o melhor formato, é preciso entender qual atende melhor o modelo de negócio da empresa.
Frota própria
A frota própria permite controlar todas as etapas do processo logístico internamente. Essa centralização em um sistema TMS oferece mais controle do fluxo de caixa, facilitando a gestão logística.
No entanto, o custo inicial para aquisição e manutenção dos veículos é elevado. Outro ponto que precisa ser considerado está diretamente ligado à necessidade de espaço e infraestrutura para gerenciar a frota.
Frota terceirizada
Já aqui, a empresa terceiriza o transporte de suas mercadorias, contratando outra transportadora ou motoristas terceirizados para realizar todas as etapas do transporte, desde o carregamento até a entrega.
Esse modelo é ideal para empresas que não possuem capital para manter uma frota própria e permite ajustar os recursos conforme a demanda. Para uma gestão eficaz, é fundamental contar com um sistema especializado em fretes terceirizados.
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Conclusão
O controle de frota é uma peça-chave para garantir a eficiência e a segurança das operações logísticas de uma empresa.
Com o uso de ferramentas adequadas, como o TMS KMM, é possível transformar o gerenciamento de frotas em um diferencial competitivo, otimizando processos, reduzindo custos e aumentando a rentabilidade.
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