Uma empresa é como um organismo, e suas finanças são como um órgão vital, literalmente, pois é ele quem dá vida ao negócio. E para garantir seu perfeito funcionamento, uma das ações mais importantes é a construção de um processo de checagem da saúde financeira do negócio, um diagnóstico financeiro do seu fluxo de caixa.
À medida que a empresa vai crescendo, aumenta-se também os gastos, por conta disso é preciso aumentar também os cuidados, como por exemplo ficar atento aos custos e procurando reduzi-los sempre que oportuno. Ter todos os dados e informações detalhados e organizados é a receita do bolo, situação que se faz ainda mais importante em tempos de crise econômica.
Mas qual o tamanho da importância desse diagnóstico financeiro?
A sua relevância se dá pela criação de uma referência, uma linha de limite, até onde eu posso chegar nos custos? Podendo visualizar a constância no faturamento e a geração de caixa líquido. Com esse laudo em mente, será possível analisar os resultados com mais clareza, propiciando uma mensuração mais apurada e otimizada para a tomada de decisões.
Na rotina de atividades da empresa, aparecerão inúmeras situações, das mais variadas formas e contextos, que colocarão em jogo todo esse conhecimento. Vamos dar um exemplo: Suponhamos que seu fornecedor te apresentou uma oferta super especial. Ele te oferece um produto que você costuma comprar em uma grande quantidade por um preço abaixo da tabela. A tentação é grande. Mas como saber se esse tipo de investimento é viável e se é realmente necessário? E se, ao fazer o investimento você comprometesse parte dos recursos utilizados para pagar a sua folha de pagamento?
Está aí um dos motivos para ter pleno conhecimento sobre a realidade do seu negócio. Através do diagnóstico financeiro você tem um norte para identificar e analisar a viabilidade de novos investimentos.
Elementos para se fazer um diagnóstico financeiro
Redução de custos e despesas, otimização de resultados e diminuição de problemas de fluxo de caixa são coisas que vão envolver a junção dos controles financeiros, como planilhas, extratos bancários e demais formas de controle.
Importante salientar que, independentemente da situação, é imprescindível realizar um controle financeiro de todas as entradas e saídas.
Bom, vamos citar aqui os principais passos que você deve seguir:
1. Conhecer seu faturamento – Saber o quanto você fatura em determinado período, determinando valor e descrição das entradas de dinheiro. Uma tabela no Excel é uma mão na roda para esses registros, para quem está começando. A frequência deve ser diária, assim você tem detalhes como quais os clientes que realizaram pagamentos e quem ficou inadimplente, por exemplo. Podendo atuar sobre, readequando contratos inclusive.
2. Identificar custos e despesas – Depois de conhecer a fundo o seu faturamento, o próximo passo é identificar as despesas fixas e custos variáveis por meio de categorias para poder analisar as possibilidades de redução de custos. A dica aqui é separar contas como salários, aluguel, telefone, energia, etc. Também é justo criar categorias para custos variáveis como matéria-prima, custos de produção, fretes, impostos e comissões.
3. Saldo a receber – Você sabe o valor exato que a sua empresa tem para receber? Muitas vezes isso se dá em parcelas, por isso é importante ter um controle bem rigoroso para saber quem são os devedores e quanto de dinheiro ainda deve entrar no caixa, e bastante importante: Quando?
4. Dívidas a pagar – Da mesma forma que é importante saber o quanto tem para receber, é fundamental ter noção daquilo que você precisa pagar. Discrimine todos os débitos pendentes separando seus valores totais ou parcelas. Assim você enxerga se precisará deslocar verba ou apertar os cintos no próximo mês.
5. Cruzamento de dados – Aqui você deve selecionar um período de tempo desejado: mensal, trimestral, anual. Compile os dados e avalie se as receitas atuais e o saldo a receber é maior ou menor do que suas despesas e dívidas.
6. Metas e ações – Depois de toda a parte mais burocrática e prática feita, vamos parar para refletir um pouco: onde quero chegar? E para chegar até lá, que pequenas ações eu preciso tomar? Este é o momento para identificar oportunidades de redução de custos, o que é algo que vai te ajudar a alcançar um determinado objetivo.
7. Automatize o processo e otimize o diagnóstico financeiro – Bom, pensar em fazer todas essas tarefas não é fácil – e nem poderia ser. Mas por que sofrer se a tecnologia está aí para nos ajudar? Uma maneira simples e eficiente de manter o controle financeiro do seu negócio é utilizar um sistema de gestão empresarial. Um programa desenvolvido especificamente para atender as demandas do seu fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, controle de cheques, caixa e comissões e permitindo até a emissão de documentos.
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