Expedição de mercadorias: conheças as etapas, processos e eficiência

A expedição de mercadorias é uma das principais etapas no complexo fluxo da cadeia logística. Garantir que o pedido chegue dentro do prazo na casa do cliente não é tarefa fácil. Para que isso seja possível, é necessário estabelecer uma logística eficiente, com todas as etapas executadas com excelência.

Para assegurar a eficiência dessa operação, é fundamental compreender o que é, qual a importância e os principais processos ligados à expedição de mercadorias.

Expedição de mercadorias: sua importância no mercado

Com a consolidação das vendas via e-commerce no Brasil nos últimos anos, a expedição de mercadorias desempenha um papel fundamental no cenário logístico, abrangendo desde o atendimento ao cliente até a eficiência operacional das empresas.

Uma expedição com gestão eficiente contribui para um controle maior do estoque, agilidade na separação e despacho das mercadorias, rastreabilidade dos produtos ao longo do processo logístico e mais eficiência no prazo de entrega dos pedidos.

Esse controle é essencial para que a empresa consiga reduzir os custos, garantir a satisfação dos clientes e manter a competitividade no mercado através da sua eficiência e qualidade do serviço.

Qual a função de uma expedição?

No cenário logístico, a expedição é crucial para assegurar que os produtos sejam entregues no destino de forma eficiente e dentro dos prazos estabelecidos.

Essa etapa envolve uma série de atividades, desde a emissão dos documentos fiscais até a coordenação das entregas.

A fase de expedição impacta diretamente a experiência de compra do usuário. Após a confirmação do pedido pelo cliente, ele recebe uma previsão de entrega, o que cria uma expectativa. Portanto, é fundamental administrar e realizar essa fase de forma efetiva para evitar frustrações e garantir a satisfação do cliente.

Além disso, a expedição desempenha um papel fundamental na gestão de estoques, garantindo um fluxo contínuo de mercadorias para atender à demanda do mercado.

O que é expedição de um produto?

A expedição do produto é a última etapa antes da conclusão do frete. Envolve a preparação, organização e despacho do produto de um local de origem para o endereço de entrega, seja um armazém, centro de distribuição ou diretamente para o consumidor.

Após o cliente realizar a compra, a equipe de expedição providencia a documentação fiscal necessária, seleciona o produto e a quantidade correta, acomoda a mercadoria em uma embalagem adequada e envia o pedido para o endereço final por meio de uma transportadora.

Portanto, a expedição desempenha um papel fundamental na logística de uma empresa, garantindo que os produtos sejam entregues de forma eficiente e dentro dos prazos estabelecidos, otimizando os processos logísticos, desde a escolha do transporte até a coordenação das entregas.

Quais as 3 etapas do processo de expedição?

Após compreender o que é e qual a função de uma expedição, é importante conhecer as três etapas principais desse processo para garantir uma expedição eficiente e sem problemas. Confira a seguir as etapas e como elas estão conectadas.

Preparação e separação

Para garantir uma operação fluida e sem erros, é importante que a equipe responsável pela expedição siga algumas boas práticas, como a organização de uma grade de horários para as coletas e o controle das expedições realizadas e pendentes.

No momento da separação dos produtos solicitados pelo cliente no estoque, é necessário verificar se todos os itens do pedido estão corretos e em boas condições para evitar o envio de produtos avariados.

Embalagem e etiquetagem

Após a separação dos itens, o time de expedição precisa preparar a mercadoria para o envio.

É fundamental embalar os produtos de forma segura e adequada para o transporte, além de etiquetar corretamente as embalagens com as informações de destino e rastreamento.

Despacho e rastreamento

Na terceira etapa, é realizada a emissão e revisão dos documentos fiscais necessários para o transporte da mercadoria.

A organização é essencial para a agilidade dessa etapa, levando em conta o tipo de mercadoria, o tipo de veículo de transporte e a rota de entrega.

No carregamento, é fundamental aproveitar ao máximo o espaço disponível, a fim de reduzir o tempo de carga e descarga e evitar avarias durante o deslocamento da carga.

O rastreamento das mercadorias é primordial para acompanhar o transporte em tempo real e fornecer atualizações aos clientes sobre o status da entrega.

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Principais erros na expedição e como evitá-los

Na expedição de mercadorias, alguns erros podem comprometer seriamente a eficiência operacional e a satisfação do cliente. Desde a falta de controle de estoque até problemas de rastreamento e entrega, cada falha pode resultar em atrasos e danos à reputação da empresa.

Para evitar esses problemas, é essencial adotar soluções práticas, como a utilização de um sistema especializado na gestão de armazéns (WMS), a padronização de embalagens e a integração entre o software de gestão e rastreadoras.

Falta de controle de estoque

A falta de controle de estoque pode resultar em diversos problemas, como a falta de produtos em estoque ou o excesso de mercadorias obsoletas, impactando negativamente na eficiência operacional e na rentabilidade da empresa.

Para otimizar o controle de estoque, uma solução eficaz é a utilização de um sistema para gestão de armazéns (WMS).

Com esse sistema, a empresa pode ter controle sobre a entrada e saída de cargas, o gerenciamento de lotes e validades dos produtos, o controle de qualidade, a rastreabilidade das mercadorias, o tempo de armazenagem e o apontamento de avarias, entre outros aspectos.

Erros de separação e embalagem

Durante o processo de separação e embalagem de mercadorias, erros comuns podem comprometer a eficiência da operação. O envio incorreto de produtos resultará em devoluções e insatisfação dos clientes.

Além disso, embalagens inadequadas podem causar danos e avarias nos produtos durante o transporte.

Para minimizar esses erros, é essencial adotar boas práticas, como:

• Verificação dupla de pedidos para garantir a precisão na separação e acomodação das mercadorias em embalagens adequadas;
• Padronização de embalagens, para estabelecer um padrão de qualidade;
• Capacitação contínua da equipe, para garantir que todos saibam identificar os produtos corretamente, além de compreender e realizar os procedimentos adequados.

Problemas de rastreamento e entrega

Quando há falhas no rastreamento da mercadoria, o processo de entrega pode se tornar frustrante para a empresa e o cliente. A falta de informações atualizadas sobre a localização da mercadoria, o status da entrega e a ausência de notificações geram incertezas e insatisfação.

Para solucionar esses problemas, é essencial investir em soluções práticas que aprimorem a experiência do cliente e agreguem valor e segurança na operação.

Integrar o software de gestão com um sistema de rastreamento permite acompanhar o deslocamento dos produtos em tempo real, recebendo atualizações sobre cada etapa da entrega e estabelecendo uma comunicação proativa e transparente com o cliente em casos de atrasos ou imprevistos.

Falta de comunicação

A falta de comunicação com o cliente é outro erro comum que muitas empresas acabam cometendo.

Estabelecer um canal de comunicação eficaz com o cliente, informando-o sobre qualquer imprevisto de entrega, fornecendo novos prazos de entrega e soluções para o problema, é essencial para manter a satisfação do cliente e a reputação da empresa.

Tecnologias para maior eficiência na expedição de mercadorias

A tecnologia é uma aliada poderosa para superar os desafios que impactam diretamente a operação, a satisfação do cliente e, consequentemente, a lucratividade do negócio.

Ao utilizar um sistema especializado na gestão de armazém (WMS), é possível realizar um gerenciamento mais eficiente do estoque, melhorar a precisão no controle de inventário e reduzir erros de expedição.

Além disso, a integração do WMS com softwares de rastreamento possibilita o monitoramento em tempo real das mercadorias em rota de entrega, garantindo maior visibilidade e segurança ao longo da operação logística.

Outro benefício diretamente ligado à utilização de soluções tecnológicas é a automação de processos, garantindo mais agilidade na operação de expedição, reduzindo os tempos de espera e os custos operacionais.

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O WMS KMM é uma solução web intuitiva e amigável que proporciona dados confiáveis, elevando a rastreabilidade e a eficiência operacional, ao mesmo tempo, em que garante a segurança das informações.

Com nosso WMS, você garante o gerenciamento completo e centralizado de diversos aspectos essenciais, como entrada e saída de mercadorias do armazém, controle de lotes e validades dos produtos, gestão de qualidade, rastreabilidade das mercadorias, controle de tempo de armazenagem e registro de avarias, entre outros.

Essa solução é ideal para armazéns, centros de distribuição, transportadoras e indústrias, combinando expertise de mercado com resultados operacionais.

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Conclusão

Após compreender a importância da eficiência na expedição de mercadorias para o sucesso do negócio, torna-se evidente a necessidade de implementar as melhores práticas disponíveis no mercado.

Com um controle de estoque rigoroso e o uso de tecnologias avançadas, é possível oferecer entregas ágeis e confiáveis, garantindo a satisfação do cliente e mantendo a competitividade no mercado.